De werkbon app die installateurs écht begrijpen

Een werkbon app voor installateurs tijdens een drukke werkdag

Je begint bij een cv-storing, rijdt door naar een warmtepomp en eindigt met onderhoud aan een airco. Bij iedere klant gebruik je andere onderdelen en maak je andere afspraken. Op papier raken die details verspreid: een uur op de werkbon, een materiaalbon in de bus en een foto in een bericht. Aan het eind van de dag moet je dat weer bij elkaar zoeken voordat je kunt factureren.

Werkbon software voor installatiebedrijven helpt je om die registratie bij de opdracht te houden. Je plant het bezoek, legt het uitgevoerde werk vast en gebruikt de gegevens daarna voor je administratie. Spreek met je monteurs af wanneer zij de bon afronden, zodat kantoor weet welke opdrachten klaar zijn voor controle.

Zo ziet de werkbon eruit op je telefoon

Bij de installatie open je de werkbon op je telefoon. Je legt vast wat je hebt gedaan en voegt uren, materialen en foto’s toe. Maak bijvoorbeeld een foto van de situatie voor het werk en van het resultaat na afloop. Laat de klant op het scherm tekenen voor de uitgevoerde werkzaamheden. De informatie blijft zo bij dezelfde opdracht, in plaats van in afzonderlijke notities en gesprekken.

In een kelder of technische ruimte is bereik niet vanzelfsprekend. Je kunt de werkbon offline invullen, foto’s toevoegen en de handtekening vastleggen. Zodra je telefoon weer verbinding heeft, synchroniseren de gegevens. Test dat tijdens de proefperiode op een plek waar jouw monteurs regelmatig werken.

Digitale werkbon installatietechniek: uren en materialen

Een klein onderdeel is snel vergeten wanneer je pas ’s avonds registreert. Zet gebruikte materialen daarom op de bon terwijl je nog bij de installatie staat. Met de barcodescanner voeg je materiaalregistratie toe; de gewerkte uren leg je bij dezelfde klus vast. Controleer voor vertrek of je registratie overeenkomt met het uitgevoerde werk.

Gebruik voor je eerste test een herkenbare opdracht, zoals een onderhoudsbeurt met een vervangen onderdeel. Laat een monteur de bon invullen en laat iemand op kantoor meekijken naar wat nodig is voor de factuur.

Van de installatie naar je boekhouding

Een digitale bon bespaart vooral werk als je de gegevens daarna niet opnieuw overtypt. Werkbon IQ koppelt met Exact Online, Moneybird en SnelStart. Bij Exact Online komen klant- en artikelgegevens naar Werkbon IQ; de afgeronde werkbon gaat terug als verkoopfactuur met uren en materiaalregels. Bekijk per pakket hoe de koppeling van je werkbon naar je boekhoudpakket werkt.

Laat degene die factureert de eerste bon controleren op de juiste klant, aantallen en uren.

Documentatie bij service en onderhoud

Bij onderhoud wil je later kunnen terugvinden wat er is gedaan. Gebruik de werkbon om werkzaamheden, foto’s en de bevestiging van de klant bij elkaar te houden. Het installatiebeheer helpt je daarnaast om onderhoudshistorie per installatie terug te zien. Spreek binnen je bedrijf af welke gegevens bij iedere onderhoudsbeurt nodig zijn.

Werk je aan gasverbrandingstoestellen? Lees onze uitleg over documentatie bij BRL 6000-25 en de Gasketelwet. Gebruik die als vertrekpunt voor je eigen afspraken over vastlegging en controle; een ingevulde werkbon is niet automatisch een compleet dossier.

Vandaag beginnen met een proefaccount

Via ‘Gratis proberen’ maak je zelf een account aan voor de proefperiode van 14 dagen. Je hoeft daarvoor niet eerst een demoafspraak te maken. Begin met één proefopdracht en loop die van planning tot afgeronde bon door. Je kunt eerst zonder boekhoudkoppeling werken en die later toevoegen.

Persoonlijke onboarding is inbegrepen. Gebruik die hulp wanneer je klantgegevens wilt importeren of de boekhoudkoppeling wilt instellen. Maak met je team eerst één werkwijze duidelijk voordat je alle opdrachten overzet.

Veelgestelde vragen van installatiebedrijven

Welke werkbon app werkt als monteurs geen internet hebben?

Werkbon IQ ondersteunt offline werkbonnen, foto’s en handtekeningen. De gegevens worden lokaal bewaard en synchroniseren zodra er weer internet is. Je monteur kan dus op locatie blijven registreren.

Kan ik Exact Online koppelen zonder facturen dubbel in te voeren?

Ja. Uren en materiaalregels uit de gesloten werkbon worden doorgestuurd naar Exact Online. Daar wordt de verkoopfactuur aangemaakt. Controleer de eerste factuur voordat je deze werkwijze voor je team overneemt.

Wat als een ERP te zwaar voelt voor ons kleine team?

Beoordeel eerst welke taken je nodig hebt: planning, werkbonnen, materiaalregistratie en facturatie. Test die taken met je eigen monteurs. Zo zie je of Werkbon IQ aansluit bij je dagelijkse werk.

Kunnen we beginnen als we nu Word en WhatsApp gebruiken?

Ja, je kunt starten met digitale werkbonnen en later je boekhoudpakket koppelen. Neem één bestaande opdracht als voorbeeld en leg uren, materialen en foto’s bij elkaar vast. Persoonlijke onboarding helpt bij het inrichten.