Capaciteitsplanning voor monteurs: bereken je werkweek

Met capaciteitsplanning bepaal je hoeveel werk je monteurs in een periode aankunnen. Je vergelijkt de verwachte opdrachten met de uren en vakkennis die beschikbaar zijn. Voor een servicebedrijf horen reistijd, verlof en ruimte voor storingen bij die berekening. Zo kun je beoordelen welke afspraak nog in de week past voordat je de klant een datum belooft.

Neem de komende werkweek als startpunt. Verzamel de beschikbare uren van je team en de opdrachten die je wilt uitvoeren. Hieronder rekenen we met vier monteurs. Alle aantallen zijn fictief; vervang ze door de tijden en afspraken van je eigen bedrijf.

Wil je de berekening omzetten in afspraken voor je team? Bekijk in een demo van het planbord hoe je opdrachten verdeelt en verplaatst.

Wat wil je weten voordat je afspraken inplant?

De eerste vraag is hoeveel werk je team kan uitvoeren binnen de beschikbare tijd. Praxis Framework omschrijft capaciteit als de hoeveelheid werk die een organisatie in een periode kan verrichten. Voor je buitendienst vertaal je dat naar uren per medewerker en per soort opdracht.

Maak daarna een onderscheid tussen voldoende uren en een passende bezetting. Als alleen Noor een bepaalde storing kan onderzoeken, helpen vrije uren van een collega niet vanzelf. Kijk ook of onderdelen op tijd binnen zijn en of de klant toegang kan geven tot de installatie. Een klus kan op papier passen en toch onuitvoerbaar zijn.

Bij personeelsplanning spelen de benodigde vaardigheden en de verwachte werkvraag daarom mee. Syntro beschrijft die afstemming tussen personeelsbezetting en werk. Noteer voor jouw team wie welk werk kan uitvoeren en wanneer die persoon aanwezig is.

Beschikbare uren berekenen: van 160 naar 100 uur

Begin met de uren die je medewerkers volgens hun werkafspraken beschikbaar hebben. Trek de tijd af die je niet voor de geplande klantopdrachten gebruikt. Houd de posten apart, zodat je kunt zien waarom de ruimte kleiner wordt. In dit voorbeeld rekenen we met vier monteurs van ieder 40 uur.

De 12 uur reserve is een aanname, geen norm voor servicebedrijven. Gebruik eerdere weken om een eigen startwaarde te kiezen. Een team met vaste onderhoudsrondes heeft een andere werkverdeling dan een storingsdienst. Houd ook pauzes consequent bij: trek ze alleen apart af als ze nog in je beginwaarde zitten.

Controleer vervolgens de verdeling over de dagen. Honderd beschikbare uren over de hele week zeggen weinig als op dinsdag maar één monteur aanwezig is. Maak daarom naast het weektotaal een overzicht per medewerker. Gebruik voor alle berekeningen dezelfde eenheid: uren van één persoon.

Hoeveel capaciteit vragen de opdrachten?

Schat per opdracht de tijd op locatie en het aantal benodigde medewerkers. Een klus van drie uur met twee monteurs vraagt zes arbeidsuren. Houd reistijd apart als je die al bij de beschikbare uren hebt afgetrokken. Anders tel je dezelfde rit aan beide kanten mee.

De bekende opdrachten vullen in dit voorbeeld de 100 geplande uren precies. De 12 uur reserve blijft beschikbaar. Toch moet je de montageklussen nog samen inroosteren: beide monteurs moeten op hetzelfde moment kunnen. Controleer ook of een verwachte levering of klantafspraak de volgorde beperkt.

Zet bij onzekere opdrachten een toelichting. Schat een onbekende storing bijvoorbeeld eerst als onderzoek, met mogelijk een vervolgbezoek. Gebruik daarna de aanpak voor een werkplanning maken voor monteurs om het weektotaal naar concrete afspraken te vertalen.

Wat doe je als de week al vol zit?

Stel dat er een extra montageklus van zes arbeidsuren bijkomt. Als je die in de reserve zet, houd je nog zes uur over voor storingen en uitloop. Maak die keuze bewust en spreek af welke gevolgen dat heeft voor nieuwe spoedmeldingen. De reserve kan maar één keer worden gebruikt.

• Controleer welke afspraken echt vaststaan en welke met de klant verplaatst kunnen worden.
• Splits een opdracht alleen als de uitvoering dat toelaat. Leg vast wat bij het tweede bezoek nog moet gebeuren.
• Verdeel werk opnieuw wanneer een andere monteur de klus kan uitvoeren en op tijd ter plaatse kan zijn.
• Bespreek extra inzet pas nadat je de benodigde kennis, materialen en begeleiding hebt gecontroleerd.
• Geef de klant een haalbare nieuwe datum wanneer de opdracht deze week niet past.

Kijk bij het verplaatsen ook naar de route. Twee korte opdrachten aan weerszijden van je werkgebied kunnen samen veel reistijd vragen. De uitleg over routeplanning voor meerdere adressen helpt je om de reistijd naast de uitvoeringstijd te beoordelen.

Vergelijk de planning met de werkelijk bestede uren

Bekijk aan het einde van de week waar je inschatting afweek. Noteer apart of het kwam door extra werk, wachten op materiaal, reistijd of een te korte schatting. Anders krijgt een volgende onderhoudsbeurt onnodig meer tijd omdat één bezoek een afwijkend probleem had.

De geregistreerde uren in de werkbon app geven je informatie over het uitgevoerde werk. Vergelijk gelijksoortige opdrachten en bespreek opvallende verschillen met de monteur. Pas je schattingen aan wanneer je een patroon ziet; één afwijkende klus is nog geen nieuwe standaard.

In Werkbon IQ verdeel je opdrachten via het digitale planbord. De monteur ziet de afspraken na synchronisatie in de app. Gebruik de berekening uit dit artikel om vooraf te bepalen hoeveel werk je wilt inplannen. De planner beoordeelt zelf de capaciteit en de ruimte voor veranderingen.

Vragen over capaciteitsplanning in een klein team

Hoe ver moet ik vooruitkijken?

Begin met een uitvoerbare week en kijk daarnaast naar de komende onderhoudsperiodes en bekende projecten. Werk dichtbij in detail; gebruik voor later een grove ureninschatting. Werk die bij zodra de opdracht duidelijker wordt.

Kan ik dit in Excel bijhouden?

Ja. Gebruik per medewerker kolommen voor beschikbare tijd en de af te trekken uren. Houd de vraag naar werk in een apart overzicht. Spreek af wie de cijfers bijwerkt en voorkom dat collega’s met verschillende versies rekenen.

Hoeveel tijd moet ik vrijhouden voor spoed?

Kijk naar je eigen storingsmeldingen en uitloop. Noteer hoeveel uren ze per week vragen en op welke dagen ze vallen. Kies op basis daarvan een reserve en beoordeel geregeld of die nog past bij je serviceafspraken.