Digitale werkbonnen koppelen aan Exact Online
Registreer uren en materialen op de werkbon. Maak vanuit Werkbon IQ een verkoopfactuur in Exact Online en controleer de gegevens voor verzending.
Geen creditcard nodig. Bekijk de abonnementen.
- 1
Werk vastleggen
De monteur vult de werkbon in en dient hem in. Bij offline werk moeten de gegevens eerst synchroniseren.
- 2
Opdracht controleren en exporteren
Kantoor controleert de registratie en kiest de export naar Exact Online.
- 3
Factuur controleren
De verkoopfactuur staat in Exact Online. Je controleert de regels en handelt de facturatie daar verder af.
Van werkbon naar Exact Online
Je monteur legt bij de klant vast wat er is gedaan. Op kantoor gebruik je de ingediende werkbon om de opdracht te controleren en naar Exact Online te exporteren. De verkoopfactuur neemt de werkbonregels over, zodat je de uren en materialen niet opnieuw hoeft in te voeren.
Bij een onderhoudsbeurt noteert de monteur de werktijd, vervangen onderdelen en gereden kilometers. Na controle exporteert kantoor de opdracht. Exact Online ontvangt de regels onder de juiste klant, met de uitvoerdatum en omschrijving van het werk.
Lees ook hoe de monteur de gegevens vastlegt in de werkbon app.
Welke gegevens gaan mee?
| Gegevens | Richting | Werkwijze |
|---|---|---|
| Klanten en contactgegevens | Exact Online naar Werkbon IQ | Import van klanten met onder meer naam, adres, e-mail en telefoonnummer. |
| Artikelcodes | Opzoeken in Exact Online | De koppeling gebruikt de ingerichte artikelen voor werkzaamheden, materialen en kilometers. |
| Uren en materiaalregels | Werkbon IQ naar Exact Online | De export maakt een verkoopfactuur met regels uit de werkbonnen van de opdracht. |
| Kilometers en omschrijving | Werkbon IQ naar Exact Online | Geregistreerde kilometers, uitvoerdatum en werkbeschrijving gaan mee in de factuurregels. |
De koppeling is voor Exact Online. Exact Globe en Exact Synergy vallen buiten deze koppeling. Het afronden van een werkbon door de monteur verstuurt niet automatisch een factuur: kantoor kiest de export. Controleer bij de inrichting ook de afronding van factureerbare uren.
De koppeling met Exact Online instellen
- Kies Exact Online in de bedrijfsinstellingen en geef via Exact toestemming voor de koppeling met je administratie.
- Controleer de klanten en synchroniseer de relaties die je voor opdrachten gebruikt.
- Richt de artikelcodes voor werkzaamheden, gebruikt materiaal en kilometers in. Controleer ook tarieven en btw-instellingen in Exact Online.
- Voer een herkenbare proefopdracht in, dien de werkbon in en controleer de export met degene die normaal factureert.
Wat je vooraf nodig hebt
- Een Exact Online-abonnement dat de koppeling ondersteunt en een gebruiker met de benodigde rechten voor klantgegevens en verkoopfacturen.
- Een klant die aan een relatie in Exact Online is gekoppeld en de juiste artikelcodes voor de factuurregels.
- Internet voor synchronisatie en export. Het invullen van een eerder geladen werkbon kan offline.
De tarievenpagina vermeldt de Werkbon IQ-abonnementen. Je abonnement bij Exact Online staat daar los van. Neem je huidige pakket en administratie mee in het gesprek over de inrichting.
Vragen over de Exact Online koppeling
Wordt een factuur vanzelf verstuurd zodra de monteur klaar is?
Kan ik mijn bestaande klanten uit Exact Online gebruiken?
Gaan foto's en handtekeningen ook naar Exact Online?
Kan de monteur zonder internet werken?
Wat kost de koppeling?
Test een werkbon met je Exact Online-administratie
Gebruik een opdracht waarvan je de klant, uren en materialen kent. Controleer samen met je administratie of de export aansluit op jullie manier van factureren.
Geen creditcard nodig. Bekijk de abonnementen.