Exact Online koppelen met werkbon software: zo werkt het
Exact Online is het meest gebruikte boekhoudpakket onder Nederlandse MKB-bedrijven. Als servicebedrijf gebruik je het waarschijnlijk al voor je administratie. Maar wist je dat een directe koppeling met je werkbon software je uren per week kan besparen? In dit artikel leggen we uit waarom de koppeling essentieel is, hoe het technisch werkt en hoe je het in vijf stappen instelt in Werkbon IQ.
Waarom een Exact Online koppeling essentieel is
Zonder koppeling werkt een monteur het werk uit, schrijft alles op een werkbon, en stuur jij of iemand van kantoor die gegevens handmatig over naar Exact Online. Dat kost tijd en leidt tot fouten: verkeerde btw-tarieven, vergeten uren, onjuiste klantnummers.
Met een directe koppeling verdwijnt dit dubbele werk volledig:
- Klanten uit Exact Online zijn direct beschikbaar in Werkbon IQ
- Facturen worden automatisch aangemaakt vanuit gesloten werkbonnen
- Artikelen en producten zijn gesynchroniseerd tussen beide systemen
- Btw-tarieven worden automatisch overgenomen uit Exact Online
- Uren en materialen stromen direct door naar de boekhouding
- Geen dubbele invoer — informatie wordt één keer vastgelegd
Hoe werkt de koppeling technisch?
De koppeling tussen Werkbon IQ en Exact Online werkt via de officiële Exact Online API. Dit is de veiligste en meest betrouwbare manier om gegevens uit te wisselen.
De verbinding verloopt via OAuth 2.0: jij geeft eenmalig toestemming, en Werkbon IQ ontvangt een beveiligde toegangstoken. Er worden nooit wachtwoorden opgeslagen of gedeeld.
Wat wordt er gesynchroniseerd en in welke richting?
| Richting | Wat |
|---|---|
| Exact Online → Werkbon IQ | Klanten, contactpersonen, artikelen, btw-tarieven |
| Werkbon IQ → Exact Online | Werkbonnen als verkoopfacturen, uren, materiaalregels |
De synchronisatie verloopt realtime: zodra een werkbon wordt afgesloten en er internetverbinding is, worden de gegevens direct doorgestuurd. Je hoeft geen nachtelijke batchverwerking af te wachten.
Hoe stel je de koppeling in bij Werkbon IQ?
- Ga in Werkbon IQ naar Instellingen > Koppelingen en selecteer Exact Online.
- Klik op 'Verbinden'. Je wordt doorgestuurd naar de Exact Online inlogpagina.
- Log in op je Exact Online account en selecteer de juiste administratie.
- Klik op 'Toegang verlenen'. Je wordt teruggeleid naar Werkbon IQ.
- Configureer de synchronisatie-instellingen: welke gegevens wil je synchroniseren en hoe wil je factuurnummers opbouwen?
- Test de koppeling met een proefwerkbon om te controleren of alle gegevens correct doorstromen.
De volledige instelling duurt gemiddeld 15 minuten. Het onboarding team van Werkbon IQ helpt je hier ook mee als je vragen hebt.
Veelgestelde vragen over de Exact Online koppeling
- Hoe snel verschijnen werkbonnen in Exact Online? Realtime — zodra de werkbon is afgesloten en het apparaat internet heeft, stroomt de factuur direct door naar Exact Online.
- Werkt het ook met Exact Globe of Exact Synergy? De koppeling is specifiek voor Exact Online. Exact Globe en Synergy worden momenteel niet ondersteund.
- Wat als de koppeling tijdelijk uitvalt? Werkbonnen worden altijd lokaal opgeslagen. Zodra de verbinding hersteld is, worden alle gegevens alsnog gesynchroniseerd. Er gaat nooit informatie verloren.
- Kan ik meerdere administraties koppelen? Per account is standaard één Exact Online administratie te koppelen. Neem contact op voor een multi-administratie setup.
Andere koppelingen naast Exact Online
Naast Exact Online koppelt Werkbon IQ ook met:
- Moneybird — voor ZZP'ers en kleine servicebedrijven
- SnelStart — populair onder mkb-installateurs
- Twinfield — voor bedrijven met een accountantskantoor
- AFAS — voor grotere organisaties
- En 20+ andere pakketten